ERROR al AUTORIZAR LIBROS CONTABLES

En el artículo 368 del Código de Comercio de Guatemala (CdeC) se establece que los comerciantes, personas individuales y sociedades mercantiles, tienen la obligación de llevar contabilidad y define los nombres legales de los libros, los cuales son: 1) Inventarios; 2) De primera entrada o diario; 3) Mayor o Centralizador, y; 4) De Estados Financieros.

Uno de los errores frecuentes que se cometen es autorizar y habilitar el libro, que en la práctica contable se denomina Diario Mayor General, aclarando que tal libro no está así nombrado en la ley, y que con este se sustituyen los libros Diario y Mayor, deficiencia que puede causar riesgos fiscales en virtud de operar un libro no contemplado en la norma legal.

Otro de los registros contables donde se asientan los estados financieros es el conocido comúnmente como balance general. Debido a esta costumbre, se suele solicitar su autorización y habilitación bajo ese título; sin embargo, según la normativa mercantil vigente en nuestro país, dicha denominación es incorrecta. Como se indicó al inicio, el nombre legal es Libro de Estados Financieros, y este es el que debe consignarse obligatoriamente al realizar los trámites correspondientes.

Consideramos que, por uso generalizado o práctica habitual, muchas empresas cometen el error de consignar nombres incorrectos al solicitar la autorización y habilitación de esos dos registros contables. Este uso, aunque frecuente en el lenguaje contable cotidiano, puede generar implicaciones legales tanto en el ámbito tributario como en el mercantil.

El riesgo fiscal puede surgir en casos de fiscalización que efectúe la Administración Tributaria (AT), ya que, en una revisión formal de los libros obligatorios, la autoridad podría considerar que el contribuyente no cuenta con los libros legalmente exigidos, si el mismo fue autorizado bajo una denominación distinta a la prevista en la legislación mercantil.  No obstante que el Registro Mercantil los autoriza con nombres diferentes, no sustituye los obligatorios, ya que el artículo del CdeC establece que, además, se pueden utilizar otros libros que se estimen necesarios por exigencias contables o administrativas, pero estos no sustituyen los obligatorios.

Ante tal panorama, el contribuyente podría verse expuesto, entre otros riesgos, a la sanción prevista en el numeral 4 del artículo 94 de Código Tributario el cual establece que por no llevar al día los libros contables u otros registros obligatorios establecidos en el Código de Comercio y las leyes tributarias específicas, da lugar a una sanción de Q5 mil cada vez que se fiscalice al tributario, sin perjuicio de la obligación de operar debidamente los libros respecto de los cuales el ente fiscalizador haya constatado la irregularidad. Tal norma indica que se entiende que están al día, si todas las operaciones se encuentran asentadas en los libros y registros debidamente autorizados y habilitados, dentro de los dos meses calendario inmediatos siguientes de realizadas.

Si bien podría discutirse la interpretación de la norma en un caso concreto, lo cierto es que la utilización de una denominación distinta a la establecida en la ley abre un espacio innecesario para contingencias fiscales.

Para mitigar riesgos, es recomendable validar que la habilitación y autorización de los libros contables se ajusten a la normativa vigente, en particular verificar el uso de las denominaciones legales de los libros Mayor o Centralizador y de Estados Financieros.

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