Durante muchos años el libro de salarios solo era exigible para efectos relacionados con el Código de Trabajo, pero con el Decreto 10-2012, Ley de Actualización Tributaria (LAT) ahora es útil para el respaldo de la deducción de remuneraciones al personal. Además es importante indicar que las reglas para la deducción de costos y gastos son diversas y al menos hemos identificado ocho requisitos que determinados rubros deben cumplir simultáneamente para que proceda su deducibilidad.
La norma general que deben cumplir es que sean UNPI, acrónimo que hemos acuñado para facilitar la memorización de las cuatro reglas fundamentales que deben cumplir los gastos y las cuales están establecidas en el primer párrafo del artículo 21 de la LAT que indica. “Se consideran costos y gastos deducibles, siempre que sean útiles (U), necesarios (N), pertinentes (P) o indispensables (I) para producir o conservar la fuente productora de rentas gravadas” Estos primeros cuatro requisitos quieren decir que no basta que el comprobante esté a nombre del contribuyente, que su pago se haya bancarizado, que se tenga la factura de respaldo, que se haya efectuado la retención cuando corresponda, etc. ya que si no cumple alguna de las reglas indicadas para conservar o producir rentas del contribuyente, se corre el riesgo que el gasto sea considerado no deducible. Un ejemplo común del incumplimiento de estas reglas sería el caso de un gasto eminentemente personal.
Además de cumplir con esos requisitos fundamentales, para el caso de sueldos y salarios pagados a los socios o consejeros de sociedades civiles y mercantiles, cónyuges, así como a sus parientes dentro de los grados de ley, la deducción máxima aceptable es hasta un monto total anual del diez por ciento sobre la renta bruta. El exceso es no deducible. Por aparte el artículo 22 de la LAT advierte que para que sean deducibles los costos y gastos detallados en el artículo 21, obviamente incluye al rubro de sueldos y salarios, deben cumplir los requisitos siguientes: 1) Para aquellos obligados a llevar contabilidad completa, deben estar debidamente contabilizados. 2) Que el titular de la deducción haya cumplido con la obligación de retener y pagar el impuesto, cuando corresponda. 3) En el caso de los sueldos y salarios, cuando quienes los perciban figuren en la planilla de las contribuciones a la seguridad social presentada al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS), cuando proceda. En este caso, el total de sueldos que se reportan como deducibles, su monto debe coincidir con lo reportado en el régimen del IGSS y las diferencias son las que corresponderían a las remuneraciones no sujetas a las cuotas de seguridad social. 4) Tener los documentos y medios de respaldo, entendiéndose como tales las planillas presentadas al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social y los recibos que éste extienda, libros de salarios, planillas, en los casos de sueldos, salarios o prestaciones laborales, según corresponda. Llama la atención que la LAT no exige documentación o constancia firmada por el empleado, no obstante recomendamos que se cuente con dicha documentación. Se debe resaltar la importancia fiscal que tiene el libro de salarios, ya que la LAT lo califica como documento legal para la deducción de sueldos y demás prestaciones laborales. Por esa exigencia y el efecto tributario de dicho libro, los contribuyentes a quienes el Código de Trabajo obliga llevarlo, deben procurar tenerlo debidamente actualizado, ya que por la falta del mismo se corre el riesgo que el rubro de sueldos y demás remuneraciones sean calificados como no deducibles.
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