RECONSTRUIR REGISTROS CONTABLES

En el desarrollo de las operaciones empresariales, existe el riesgo de enfrentar situaciones inesperadas, entre ellas la pérdida de datos, el extravío de documentos, la destrucción de archivos, el deterioro físico de registros; por sucesos fortuitos o de fuerza mayor e incluso por actos delictivos contra el patrimonio empresarial. Por el avance tecnológico, algunos de estos casos se presentan con la modalidad de ataques cibernéticos.  Tales incidentes repercuten de forma directa en los libros, documentos contables, archivos físicos o sistemas informáticos que sirven de soporte para la administración empresarial y, al mismo tiempo, para el cumplimiento de las obligaciones fiscales.  En Guatemala, la normativa tributaria no solo reconoce la existencia de estos eventos, sino que también impone la obligación de rehacer los registros contables.

En el pasado, la reconstrucción de la contabilidad era un verdadero reto, ya que predominaban los comprobantes en papel y ello complicaba enormemente el trabajo, pues había que recurrir a copias físicas, solicitar fotocopias certificadas a proveedores o reconstruir basado en documentos parciales. Hoy en día, la situación es diferente gracias a los avances en la modernización del sistema tributario. La implementación de la factura electrónica en línea, el uso de declaraciones digitales, la banca electrónica y las transferencias bancarias han formado una base documental digital que facilita la recuperación de información.

Actualmente, los comprobantes electrónicos quedan resguardados en al menos en tres registros distintos: en los archivos del certificador autorizado, en los controles de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) y en los propios sistemas del contribuyente. Esto significa que, aunque se destruyan los documentos almacenados en las instalaciones físicas de la empresa, la información esencial permanece en ambientes digitales seguros. La información en sistemas computarizados del contribuyente, un archivo adicional es sumamente recomendable.

Sin embargo, es importante resaltar que el beneficio tecnológico no elimina la responsabilidad del contribuyente. El artículo 112 “A” del Código Tributario (CT) establece de manera obligatoria que los registros contables deben rehacerse en un plazo máximo de tres meses desde ocurrido el hecho que provocó su pérdida o destrucción. Además, exige se acredite la situación, es decir, contar con documentación o constancias que demuestren la ocurrencia del evento, como actas notariales, denuncias penales o policiales o reportes de siniestros, dictámenes técnicos, entre otros más.

El plazo de tres meses es término fatal, pues en una eventual fiscalización de la SAT no basta con alegar que los documentos se dañaron o destruyeron. Si transcurre dicho período sin que la contabilidad haya sido reconstruida, la empresa se expone a consecuencias fiscales graves. Entre ellas destaca la sanción establecida por el mismo CT: no rehacer los registros o hacerlo fuera de plazo se considera resistencia a la acción fiscalizadora. La multa aplicable asciende al uno por ciento de los ingresos brutos obtenidos durante el último período mensual, trimestral o anual declarado, según el régimen del impuesto fiscalizado. Esta sanción puede ser significativa, especialmente para empresas con altos volúmenes de facturación.

La gravedad de la situación aumenta aún más cuando, para exigir el cumplimiento, la SAT recurre a un juez competente y en ese caso el incumplimiento se tipifica como delito de resistencia a la fiscalización, de conformidad con el Código Penal.

Por lo delicado del asunto, es recomendable que los contribuyentes actúen de manera rápida al ocurrir un evento de pérdida de información, documentando las circunstancias, se notifique a las autoridades cuando corresponda y se inicie de inmediato la reconstrucción contable.

Capacitación ONLINE

GESTIÓN FISCAL y RIESGOS DE LAS REMUNERACIONES

Costo Q.450.00

Martes 28 de octubre 2025.

De 8:30 a 10:30 A.M.

INSCRIPCIONES: www.chilemonroycapacitaciones.com

 TEMARIO

1. Deducciones y requisitos en el ISR

 Condiciones legales para la deducibilidad de sueldos y demás remuneraciones.

 Requisitos simultáneos exigidos por la ley tributaria.

2. Riesgos fiscales y laborales en las remuneraciones

 Sueldos vs. honorarios: riesgos de reclasificación por la SAT.

 Periodo de prueba: tratamiento fiscal y laboral.

 Declaración del ISR de empleados: riesgos patronales y contingencias.

3. Seguridad social y remuneraciones especiales

 Régimen IGSS: inclusión y exclusión de representantes legales, socios, propietarios y cónyuges.

 Bonificaciones afectas y no afectas al IGSS.

 Indemnización: implicaciones fiscales, seguridad social y la ventaja de la reserva de indemnización.

4. Remuneraciones a partes relacionadas y familiares

 Sueldos y salarios a socios, familiares y cónyuges: requisitos y riesgos fiscales.

 Documentación de respaldo para evitar reparos.

5. Pagos especiales, prestaciones laborales y deducibilidad condicionada

 Aguinaldo, Bono 14 y otras prestaciones: exigencias para su deducción.

 Vacaciones: tratamiento fiscal y en seguridad social.

 Viáticos: dos tratamientos, requisitos y documentación obligatoria.

 Dietas: respaldo documental y condiciones para deducción.

 Casos en que procede emitir factura especial a empleados.

6. Cumplimiento documental y efectos fiscales

 Libro de salarios y planillas: consecuencias fiscales de su incumplimiento.

INSCRIPCIONES: www.chilemonroycapacitaciones.com

Costo Q.450.00

Incluye diploma y material, digitales.

MARTES 28 de octubre 2025.

De 8:30 a 10:30 A.M.