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RESPALDO para DEDUCIR CUENTAS INCOBRABLES

En las ventas y prestaciones de servicios que se realizan a crédito, en el transcurso de la relación comercial se presentan cuentas incobrables y ello se refiere a deudas pendientes que una empresa ha intentado recuperar sin éxito.

En la Ley de Actualización Tributaria (LAT), Decreto 10-2012, libro I, Impuesto sobre la Renta (ISR) dentro del listado de gastos deducibles del artículo 21, numeral 20, establece que el contribuyente puede registrar la cuenta incobrable como gasto deducible de sus ingresos gravables.  La norma legal establece dos formas de deducción a opción del contribuyente y es crucial que las empresas comprendan los procedimientos y requerimientos para que el gasto sea aceptado y no correr contingencias tributarias.  Una de las formas de registrar la deducción es el traslado directo a gasto de la cuenta incobrable, debiéndose justificar tal calificación, que se originen exclusivamente de operaciones del giro habitual del negocio y únicamente por operaciones realizadas con clientes, sin incluir créditos fiscales o préstamos a funcionarios y empleados.  El otro sistema es la formación de una reserva de valuación, para imputar a ésta las cuentas incobrables que se registren en el período de liquidación correspondiente. Dicha reserva no podrá exceder del tres por ciento de los saldos deudores de cuentas y documentos por cobrar, excluidas las que tengan garantía hipotecaria o prendaria, al cierre de cada uno de los períodos anuales de liquidación

Para cualquiera de las dos formas indicadas, la LAT exige que se debe demostrar la calidad de cuenta incobrable mediante la presentación de los documentos o registros generados por el sistema de gestión de cobranza administrativa, que acredite los requerimientos de cobro hechos, o de acuerdo con los procedimientos establecidos judicialmente, antes que opere la prescripción de la deuda, cuyo plazo es de dos años o que la misma sea calificada de incobrable.  El error en que han incurrido varias empresas es registrar el gasto por la cuenta incobrable sin contar con la documentación que la ley exige, lo cual ha ocasionado que la autoridad tributaria objete la deducción, formulándose ajuste fiscal, cobro del impuesto, intereses y la sanción correspondiente.

El reglamento del ISR describe los sistemas de gestión de cobranza, entre las que podemos mencionar: 1) Cartas o notas de requerimiento de cobro de la deuda debidamente identificada y los montos requeridos de pago, con aviso o constancia de recepción. Dichas cartas o notas podrán ser enviadas por el propio contribuyente o por un tercero que preste servicios de cobranza; 2) Cartas, notas y acta de requerimiento de cobro elaboradas por Notario, que cumplan los requisitos del numeral anterior; 3) Correos a la dirección electrónica del deudor con aviso o constancia de recepción de entrega de la fecha y hora, que demuestre que la notificación o requerimiento de cobro que identifique el origen y monto de la deuda; y, 4) Sistemas de cobranza por medio de call center o centros de llamadas, los cuales dejen documentado en el historial de llamadas que efectivamente fue intentada la cobranza.

Los documentos indicados deberán archivarse en la carpeta de la cuenta corriente que debe llevar el contribuyente de sus clientes deudores.  Si no se cumple con toda la documentación indicada, al momento de una fiscalización se tendrían problemas fiscales.  Para más detalles y requisitos, sugerimos leer el artículo 17 del reglamento del ISR.

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